Fundacja rodzinna i jej organy – jakie pełnią role?

by Adwokat dr Natalia Bukowska-Draganik

Spis treści:

Organy fundacji rodzinnej
Fundacja rodzinna, podobnie jak inne organizacje oparte na prawie handlowym, działa poprzez swoje kluczowe organy zarządzające. Najważniejszymi z nich są zarząd oraz zgromadzenie beneficjentów, które są obligatoryjne. Zarząd odpowiada za codzienne funkcjonowanie fundacji, podejmując decyzje operacyjne i strategiczne, które są zgodne z celami statutowymi fundacji. Zgromadzenie beneficjentów, z kolei, reprezentuje interesy beneficjentów i może składać się z wybranych przedstawicieli, a nie wszystkich beneficjentów fundacji.
Rada nadzorcza jest opcjonalnym organem, którego powołanie staje się obligatoryjne w momencie, gdy liczba beneficjentów przekracza 25 osób. Rada pełni funkcję kontrolną, nadzorując działania zarządu i zapewniając zgodność działań fundacji z jej celami i przepisami prawa. Rada nadzorcza może być szczególnie istotna w dużych fundacjach rodzinnych, gdzie konieczna jest dodatkowa warstwa nadzoru i kontroli.
Kadencja organów fundacji rodzinnej, jeśli nie jest inaczej uregulowana w statucie, trwa przez pełne lata obrotowe. Członkowie organów muszą formalnie wyrazić zgodę na pełnienie swoich funkcji, co gwarantuje, że wszyscy są świadomi swoich obowiązków i uprawnień. W przypadku wieloosobowych organów, przewodniczący jest odpowiedzialny za organizację ich pracy, w tym zwoływanie posiedzeń oraz nadzór nad przestrzeganiem regulaminów.
Posiedzenia organów fundacji rodzinnej mogą odbywać się w różnej formie, w tym zdalnie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Statut fundacji może przewidywać szczegółowe zasady dotyczące formy i miejsca posiedzeń, co daje elastyczność w organizacji pracy. Podjęte uchwały są ważne, jeśli w posiedzeniu uczestniczy co najmniej połowa członków danego organu. Uchwały zazwyczaj zapadają większością głosów, chyba że statut stanowi inaczej.
Zarząd fundacji rodzinnej
Fundacja rodzinna jako instytucja mająca na celu ochronę majątku rodzinnego i realizację określonych w statucie celów, wymaga odpowiedniego zarządzania. Kluczową rolę w tym zakresie pełni zarząd fundacji rodzinnej, którego zadania, kadencja oraz odpowiedzialność regulowane są przez przepisy ustawy o fundacjach rodzinnych (u.f.r.).
Obowiązki Zarządu
Zarząd fundacji rodzinnej odpowiada za szereg istotnych zadań, które są kluczowe dla jej prawidłowego funkcjonowania. Do głównych obowiązków należą:
- Prowadzenie spraw fundacji oraz jej reprezentowanie – Zarząd zajmuje się bieżącym zarządzaniem fundacją oraz jej reprezentowaniem w sprawach zewnętrznych.
- Realizacja celów określonych w statucie – Zarząd ma obowiązek realizować cele określone w statucie fundacji, co obejmuje podejmowanie działań mających na celu osiągnięcie tych celów.
- Zarządzanie płynnością finansową – Kluczowym zadaniem zarządu jest zapewnienie płynności finansowej fundacji oraz jej wypłacalności, co wymaga skutecznego zarządzania finansami.
- Tworzenie i aktualizowanie listy beneficjentów – Zarząd odpowiada za utrzymywanie aktualnej listy beneficjentów zgodnie z przepisami ustawy i zasadami statutu fundacji.
- Informowanie i spełnianie świadczeń dla beneficjentów – Zarząd ma obowiązek informowania beneficjentów o przysługujących im świadczeniach oraz zapewnienia ich realizacji.
Statut fundacji powinien szczegółowo określać zakres uprawnień i obowiązków członków zarządu oraz zasady ich reprezentacji. Wewnętrzne zasady działania zarządu mogą być także uregulowane w regulaminie organu fundacji.
Kadencja Członków Zarządu
Kadencja członków zarządu fundacji rodzinnej wynosi zasadniczo trzy lata, z możliwością jej przedłużenia. Statut fundacji może jednak przewidywać inne zasady dotyczące długości kadencji. Członek zarządu może być powoływany na kolejne kadencje, co zapewnia ciągłość w zarządzaniu fundacją.
Przepisy ustawy przewidują kilka scenariuszy dotyczących powoływania i odwoływania członków zarządu. W pierwszej kolejności to fundator, bądź osoba przez niego wskazana, ma prawo do dokonania tych czynności. W przypadku śmierci fundatora, kompetencje te przechodzą na radę nadzorczą (jeśli została ustanowiona). Jeśli rada nadzorcza nie została powołana, wówczas uprawnienie to przysługuje zgromadzeniu beneficjentów. Statut fundacji może jednak wprowadzać inne regulacje w tym zakresie, umożliwiając fundatorowi lub innym wskazanym osobom dokonywanie zmian w zarządzie.
Członek zarządu może pełnić funkcję za wynagrodzeniem lub bez wynagrodzenia, jednak może uzyskać zwrot kosztów związanych z udziałem w pracach zarządu.
Zasady Reprezentacji
Reprezentacja fundacji rodzinnej, podobnie jak w przypadku spółek handlowych, podlega precyzyjnym regulacjom. Ustawa nie przewiduje możliwości udzielania prokury w fundacjach rodzinnych, co odróżnia tę instytucję od przedsiębiorców podlegających wpisowi do rejestrów gospodarczych. W przypadku sporów z członkiem zarządu, fundację reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany przez zgromadzenie beneficjentów.
Rada nadzorcza fundacji rodzinnej
W kontekście fundacji rodzinnej, rada nadzorcza odgrywa kluczową rolę w nadzorze nad działalnością zarządu. Choć ustanowienie rady nadzorczej nie jest obligatoryjne we wszystkich fundacjach rodzinnych, staje się ono obowiązkowe, gdy liczba beneficjentów przekracza 25 osób.
Zadania Rady Nadzorczej
Rada nadzorcza fundacji rodzinnej, mimo że jest organem fakultatywnym, pełni szereg kluczowych zadań:
1. Nadzór nad Działalnością Zarządu: Głównym zadaniem rady nadzorczej jest monitorowanie działalności zarządu, aby zapewnić jej zgodność z prawem i postanowieniami statutu fundacji. Rada nadzorcza ma prawo do żądania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań oraz wyjaśnień dotyczących funkcjonowania fundacji.
2. Brak Możliwości Łączenia Funkcji: W celu uniknięcia konfliktu interesów, przepisy ustawy zabraniają jednoczesnego pełnienia funkcji członka zarządu i członka rady nadzorczej.
3. Możliwość Rozszerzenia Uprawnień: Statut fundacji może przewidywać dodatkowe uprawnienia dla rady nadzorczej, takie jak obowiązek uzyskania zgody rady na dokonanie określonych czynności przez zarząd.
Kadencja i Powoływanie Członków Rady Nadzorczej
Kadencja członków rady nadzorczej, podobnie jak w przypadku zarządu, zasadniczo wynosi pięć lat. Statut fundacji może jednak określać inny okres kadencji, a także przewidywać możliwość powołania członków rady na czas nieokreślony.
Uprawnienie do powołania i odwołania członków rady nadzorczej przysługuje fundatorowi. W przypadku jego śmierci, kompetencje te przechodzą na zgromadzenie beneficjentów. Statut fundacji może jednak wprowadzać odmienne regulacje, co daje dużą swobodę w kształtowaniu zasad działania tego organu.

Zgromadzenie beneficjentów fundacja rodzinna
Zgromadzenie beneficjentów to kluczowy organ w strukturze fundacji rodzinnej, którego ustanowienie jest regulowane przez statut fundacji, zgodnie z ustawą o fundacji rodzinnej. Fundator ma obowiązek określenia zasad powoływania zgromadzenia beneficjentów w statucie.
Ustawa przewiduje, że każdy beneficjent, który posiada odpowiednie uprawnienia przyznane mu w statucie, może uczestniczyć w zgromadzeniu. Fundator ma możliwość wyboru, którzy beneficjenci wezmą udział w tym organie, co pozwala na dostosowanie składu zgromadzenia do specyficznych potrzeb fundacji. W praktyce oznacza to, że zgromadzenie nie musi obejmować wszystkich beneficjentów, co może być szczególnie istotne, gdy liczba beneficjentów jest bardzo duża lub gdy niektórzy z nich, na przykład małoletni, nie są w stanie aktywnie uczestniczyć w pracach organu.
Zadania zgromadzenia beneficjentów
Zgromadzenie beneficjentów pełni funkcję uchwałodawczą i jest odpowiedzialne za podejmowanie decyzji w kluczowych sprawach dotyczących fundacji rodzinnej. Jego główne zadania obejmują:
- Rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego za poprzedni rok obrotowy,
- Udzielenie absolutorium członkom organów fundacji z wykonania przez nich obowiązków,
- Podział lub pokrycie wyniku finansowego netto,
- Wybór firmy audytorskiej, jeśli sprawozdanie finansowe fundacji podlega badaniu,
- Rozwiązanie fundacji rodzinnej w razie wystąpienia przesłanek określonych w ustawie.
Poza powyższymi, statut fundacji może rozszerzać kompetencje zgromadzenia beneficjentów o dodatkowe uprawnienia, takie jak zaciąganie zobowiązań przekraczających określoną kwotę czy zbycie nieruchomości.
Kompetencje zgromadzenia beneficjentów
Warto zaznaczyć, że choć zgromadzenie beneficjentów ma szeroki zakres kompetencji, nie może ono wydawać wiążących poleceń zarządowi fundacji dotyczących prowadzenia spraw fundacji. Takie uprawnienie mogłoby prowadzić do konfliktu ról i zatarcia granic odpowiedzialności między zarządem a zgromadzeniem beneficjentów.
Zgromadzenie beneficjentów zwołuje zazwyczaj zarząd fundacji, jednak statut może przewidywać inne zasady w tym zakresie. Możliwe jest, że do zwołania zgromadzenia uprawnieni będą także fundator, poszczególni członkowie zarządu, rada nadzorcza, a nawet osoby trzecie.

Odpowiedzialność organów
Odpowiedzialność Wobec Fundacji Rodzinnej
Członkowie zarządu, rady nadzorczej oraz likwidatorzy fundacji rodzinnej odpowiadają za szkody wyrządzone fundacji na skutek działań lub zaniechań sprzecznych z prawem lub postanowieniami statutu. Fundacja musi udowodnić bezprawność i wysokość szkody, podczas gdy członkowie organów mogą wykazać, że działali zgodnie z zasadami staranności i lojalności. Ustawa wprowadza zasadę „business judgement rule”, która chroni osoby podejmujące decyzje w ramach fundacji, o ile są one uzasadnione i dobrze poinformowane.
Odpowiedzialność Wobec Wierzycieli
Fundacja rodzinna nie przewiduje osobistej odpowiedzialności członków zarządu za zobowiązania fundacji w przypadku jej niewypłacalności. To istotna różnica w porównaniu do spółek kapitałowych, gdzie członkowie zarządu mogą odpowiadać za długi spółki.