Sercem jest rejestr fundacji rodzinnych. W przeciwieństwie do spółek handlowych, które kojarzymy z wpisem do KRS, rejestr fundacji jest prowadzony w sposób scentralizowany. Zrozumienie zasad jego funkcjonowania jest kluczowe dla każdego fundatora, ponieważ to właśnie z chwilą zamieszczenia danych w tym rejestrze jednostka uzyskuje pełną osobowość prawną. Za prowadzenie rejestru fundacji rodzinnych odpowiedzialny jest jeden wyspecjalizowany organ w skali całego kraju, co ma na celu ujednolicenie orzecznictwa i procedur.
Gdzie złożyć wniosek i jak wygląda procedura wpisu?
Jeśli planujesz powołanie fundacji, kluczową informacją jest to, że właściwym organem rejestrowym jest Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim. To właśnie ten Sąd Okręgowy prowadzi system informatyczny danych zawartych w rejestrze i rozpatruje wnioski o wpis do rejestru fundacji. Aby procedura ruszyła, fundator zgłasza fundację rodzinnąna urzędowym formularzu, do którego należy dołączyć szereg dokumentów.
Wśród załączników musi znaleźć się akt założycielski fundacji rodzinnej (lub testament), statut fundacji rodzinnejoraz oświadczenie fundatora o wniesieniu mienia na pokrycie funduszu założycielskiego. Należy pamiętać, że fundusz założycielski zostanie wniesiony przed dokonaniem wpisu, a jego wartość musi być zgodna z przepisami. W przypadku ustanowienia fundacji rodzinnej w testamencie, procedura może rozpocząć się dopiero po ogłoszeniu testamentu. Dodatkowo, do wniosku w rejestrze fundacji rodzinnych składa się oświadczenie członków zarządu, że fundusz założycielski został w całości opłacony.
Transparentność a bezpieczeństwo danych w rejestrze
Jednym z najważniejszych aspektów, o które dba Sąd Rejestrowy, jest ochrona danych gromadzonych w aktach. Choć rejestr fundacji rodzinnych polega na jawności w zakresie podstawowych informacji, dostęp do pełnych akt rejestrowych nie jest tak swobodny jak w przypadku przedsiębiorców. Każdy ma prawo otrzymać poświadczone odpisy wyciągi i zaświadczenia z rejestru, jednak aby przejrzeć odrębne akta rejestrowe w siedzibie sądu rejestrowego, konieczne jest wykazanie, że jest się osobą mającą interes prawny.
Wgląd do akt odbywa się zazwyczaj pod nadzorem upoważnionego pracownika sądowego lub w obecności pracownika sądu rejestrowego. Ma to na celu zapewnienie bezpieczeństwa i uniemożliwienie nieuprawnionego kopiowania wrażliwych informacji dotyczących majątku rodzinnego. Mimo tych ograniczeń, podstawowe dane, takie jak nazwa fundacji, adres fundacji rodzinnej, czas trwania fundacji oraz skład organów fundacji rodzinnej, są dostępne dla każdego zainteresowanego za pośrednictwem strony internetowej w formie wydruku komputerowego.
Zarządzanie organami i obowiązki sprawozdawcze
Prawidłowe zgłoszenia fundacji rodzinnej obejmuje również wskazanie osób uprawnionych do reprezentowania fundacji rodzinnej. Wniosek musi zawierać numery PESEL członków zarządu oraz dokumenty potwierdzające ich powołanie. Do dokumentów dotyczących pełnomocników należy dołączyć oświadczenia osób obejmujące zgodę na ich powołanie. Istotne jest, że każdorazowa zmiana, np. powołania zarządu lub modyfikacja tego, jaki jest skład zgromadzenia beneficjentów, musi zostać zgłoszona, aby skład osobowy ujawniony w rejestrze był aktualny.
Fundacja ma również obowiązki roczne. Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, zarząd ma obowiązek złożenia tego sprawozdania finansowego do sądu w ciągu piętnastu dni. Dokumenty te mogą być składane w formie papierowejlub formie elektronicznej, przy czym sąd o postanowieniu sądu rejestrowego niezwłocznie dokonuje odpowiednich wpisów z mocy urzędowej.
Fundacja w systemie przeciwdziałania przestępczości
Każdy członek organu fundacji rodzinnej musi mieć świadomość, że podmiot ten podlega rygorom ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Oznacza to obowiązek zgłoszenia beneficjentów do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Choć rejestr fundacji rodzinnych podpisują sędziowie lub referendarze, to instytucje państwowe mają szerokie prawo otrzymać poświadczone odpisy wyciągi zaświadczenia w celu weryfikacji przepływów finansowych.
Warto podkreślić, że radca prawny wspierający proces zgłoszenia fundacji rodzinnej dba o to, by dokumenty takie jak adres poczty elektronicznej czy wysokość funduszu założycielskiego były zgodne ze stanem faktycznym. Precyzja w określaniu tego, jaki jest czas trwania fundacji rodzinnej czy zasady udzielania informacji beneficjentom, pozwala uniknąć zwrotu wniosku przez sąd rejestrowy. Pamiętajmy, że błędy w statucie, który fundacji rodzinnej ustanawiazasady bytu, mogą znacząco wydłużyć czas trwania fundacji w fazie „w organizacji”.
